Antragstellung und grundlegende administrative Abläufe

Unabhängig vom Antrags- bzw. Auswahlverfahren ist die Beantragung eines Projekts in der Regel mit den folgenden Aspekten und Schritten verbunden:

Antragsunterlagen

Zu Beginn der Antragstellung sollten Sie zunächst die Webseite des entsprechenden Fonds besuchen. Dort finden Sie in der Regel sowohl die Antragsformulare als auch weiterführende Informationen dazu, wie diese auszufüllen sind. Sollten nicht alle Ihre Fragen mit den auf den Webseiten vorgefundenen Antragsformularen und Informationen zu klären sein oder die Antragsunterlagen nur direkt bei den verwaltenden Behörden erhältlich sein, können Sie Ihre Fragen im direkten Gespräch mit den zuständigen Personen bei der bewilligenden Behörde klären. Bei der Suche nach Ihrem Ansprechpartner für die jeweiligen Förderprogramme auf der Ebene der Bundesländer unterstützt Sie die Förderdatenbank durch entsprechende Links.

Eine sorgfältige und gut strukturierte Vorgehensweise ist ein wesentlicher Erfolgsfaktor für die Beantragung von Fördermitteln. Es empfiehlt sich, zunächst eine Checkliste anzufertigen, welche Unterlagen für die Einreichung eines vollständigen Förderantrages insgesamt notwendig sind. Nachdem Sie alle Unterlagen zusammengestellt haben, können Sie mit der eigentlichen Erarbeitung des Fördermittelantrages beginnen.

Inhaltliche Erarbeitung des Projektantrages

Ein wichtiger Faktor für den Erfolg eines Förderantrags liegt in der inhaltlichen Projektdarstellung. Bei den meisten Projektanträgen werden Sie aufgefordert, eine Reihe von Fragen zu beantworten und dabei Ihre Projektidee zu beschreiben. Typische Themen oder Fragen, die in Projektanträgen zu beantworten sind, sind in der nachfolgenden Checkliste zusammengefasst:

Im Rahmen von EU-Programmen (aber auch bei anderen, z. B. nationalen Förderprogrammen) und den zugehörigen Förderrichtlinien machen die bewilligenden Behörden in der Regel genaue Vorgaben zum Fördergegenstand und beschreiben, welche Zielsetzung mit der staatlichen Förderung verfolgt wird. Diese Informationen sind zentral. Ihre Argumentation im Förderantrag sollten Sie zwingend an diesen Zielen und Themen orientieren und aufbauen. Diese sollten den roten Faden bilden, auf den Sie im Verlauf der Projektbeschreibung in Ihrem Antrag immer wieder zurückkommen. Es ist von wesentlicher Bedeutung, in Ihrem Förderantrag darzulegen, warum und wie das zu fördernde Projekt einen guten und sinnvollen Beitrag zu diesen Zielsetzungen leistet.

Darüber hinaus ist im Projektantrag darzulegen, wie das Projekt die inhaltlichen Anforderungen, die in der Regel in den Förderkriterien dargelegt sind, erfüllen wird. Entsprechend empfehlen wir, die verfügbaren Förderrichtlinien und Antragsunterlagen dahingehend auszuwerten und zunächst die Kernpunkte aus der Richtlinie und den weiteren verfügbaren Unterlagen herauszuziehen.

In den meisten Antragsformularen werden Sie zunächst aufgefordert, die Motivation bzw. den Hintergrund für Ihr zu förderndes Projekt zu beschreiben. An dieser Stelle sollte kurz und anschaulich das Problem, das sich dem Antragsstellenden bietet, beschrieben werden. Dies ist der erste Absatz, der von den Personen in den bewilligenden Stellen gelesen wird und der den ersten Eindruck beim Leser erzeugt. In diesem Absatz gilt es, die Herausforderung darzustellen, die mit dem Projekt gelöst werden soll und zwar so, dass Sie die Aufmerksamkeit und das Interesse desjenigen gewinnen, der den Fördermittelantrag bewertet. Ist der Problemaufriss und die Motivation nachvollziehbar und eingängig dargelegt, motiviert dies in der Regel den Lesenden, mehr darüber zu erfahren, auf welche Weise Sie Ihr Problem zu lösen gedenken.

Dabei sollten Sie bei der Beschreibung den Kontext berücksichtigen, in dem der Projektantrag gestellt wird: Formulieren Sie beispielsweise einen Antrag zur Förderung eines Kooperationsprojektes, in dem es um den Erfahrungsaustausch und die Vernetzung verschiedenster Akteure zum Thema Klimawandelanpassung geht, ist es wahrscheinlich hilfreich, einen weiteren argumentativen Bogen zu schlagen, um den Fördermittelgeber von Ihrem Projekt zu überzeugen. Ist der Fördergegenstand hingegen klar und eindeutig definiert, wie die Ausstattung Ihrer Straßenbeleuchtung mit energiesparenden Technologien, kann die Begründung vermutlich knapper gehalten werden.

Ein zentraler Aspekt für die EU ist die Förderung von Projekten, die einen europäischen Mehrwert besitzen. Damit sind solche Projekte gemeint, die einen Gemeinschaftsnutzen besitzen, der über den nationalen Nutzen hinausgeht. Das klingt zwar zunächst abstrakt, lässt sich jedoch in verschiedener Weise praktisch konkretisieren und begründen. Ein wesentlicher europäischer Mehrwert der ESI-Förderpolitik insgesamt liegt darin, dazu beizutragen, dass sich die europäischen Regionen in ihrem wirtschaftlichen Niveau angleichen. Antragstellende können dadurch punkten, den europäischen Mehrwert des zu fördernden Projektes zu beschreiben. Gelegentlich ist das im Projektantrag sogar gefordert.

Wesentliche Aspekte des europäischen Mehrwertes sind das Lernen voneinander und der Austausch untereinander, durch den die Europäische Gemeinschaft enger zusammenwächst. Vor diesem Hintergrund bietet sich auf vielen Wegen die Möglichkeit, einen europäischen Mehrwert zu schaffen. Ein gutes Beispiel sind Leuchtturmprojekte, die neue Lösungen erproben und Erfahrungen schaffen, von denen die Gemeinschaft lernen kann. Einige Anregungen für Antragstellende, um über mögliche europäische Dimensionen und Nutzen des eigenen Projektes nachzudenken, bietet die nachstehende Übersicht.

In diesem Zusammenhang empfehlen wir, die Beiträge des eigenen Projektes zu europäischen Zielsetzungen zu benennen und sich dazu auch auf offizielle EU-Dokumente (wie beispielsweise die Europa 2020-Strategie oder auch den daraus abgeleiteten sieben Leitinitiativen der Gemeinschaft) zu beziehen.

Darüber hinaus hilft es Fachgutachtern der verwaltenden Behörden, die zentralen Punkte Ihres Förderantrages schnell zu erfassen, wenn europäische Fachbegriffe (z. B. europäischer Mehrwert) aus der Förderrichtlinie, aus dem Projektantrag sowie begleitenden Informationen oder auch aus Ihrer eigenen Kenntnis in Projektanträgen benannt werden und auf diese in Ihrer Projektbeschreibung Bezug genommen wird. Bei Projekten, die ein Konsortium erfordern, ist die Zusammenarbeit „ein Wert an sich“. Hier kann ein großes Team, welches sich sinnvoll in seinen Kompetenzen ergänzt, sehr erfolgsfördernd sein.

Kostenplan

Neben den Inhalten des Projektantrages ist ein eindeutiger und nachvollziehbarer Kostenplan ein weiteres wesentliches Element, das ausschlaggebend dafür ist, ob ein Projektantrag als förderwürdig bewertet und bewilligt wird.

Ein Kostenplan oder Finanzierungsplan muss bei der Beantragung von Fördermitteln stets mit vorgelegt werden. Der Kostenplan schlüsselt auf, aus welchen Quellen die für das zu fördernde Projekt notwendigen Mittel stammen und welche Ausgaben zur Umsetzung des Projektes notwendig sind. Beide Seiten des Kostenplans (Einnahmen und Ausgaben) müssen sich dabei ausgleichen.

Die Einnahmenseite umfasst alle Mittel, die zur Finanzierung des Projektes genutzt werden sollen – unabhängig davon, ob diese Mittel zum Zeitpunkt des Antrags tatsächlich zur Verfügung stehen oder nur beantragt oder zugesagt sind. Auch Eigenmittel müssen im Finanzierungsplan aufgeführt werden, wobei jeweils geklärt werden muss, ob dazu auch geldwerte Leistungen des Antragstellers und ggf. Teilnehmerbeiträge zählen.

Auf der Ausgabenseite werden alle zur Umsetzung des Projektes notwendigen Kostenteile aufgelistet. Dabei dürfen nur diejenigen Kosten in die Kalkulation aufgenommen werden, die tatsächlich förderfähig sind. Anders ausgedrückt umfassen die förderfähigen Kosten die Gesamtkosten des (Förder-)Projektes. Darüber hinausgehende Kosten, die nicht förderfähig sind, werden nicht in den Kostenplan aufgenommen. Dazu sollte der Antragstellende in den Förderrichtlinien bzw. Förderinformationen genau prüfen, welche Kostenteile förderfähig sind und welche nicht. Sind einzelne Kostenblöcke von der Förderung ausgeschlossen, ist auch dies in den Förderrichtlinien benannt. Die Ausgabenseite muss durch die Einnahmenseite komplett gedeckt sein.

Bei der Kalkulation der Projektkosten müssen sowohl Personalausgaben als auch Sachausgaben angemessen kalkuliert werden, es gilt das Besserstellungsverbot. Darüber hinaus ist der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit einzuhalten, d. h., Sie müssen Ihr Projekt so planen, dass Sie die Projektziele auf dem kostengünstigsten Weg erreichen.

Publizitätsvorschriften

Um die Sichtbarkeit mit EU-Mitteln geförderter Projekte zu erhöhen, sind die Zuwendungsempfänger verpflichtet, sowohl die an dem geförderten Projekt beteiligten Personen als auch die Öffentlichkeit über die Mittelherkunft zu informieren. Die EU hat Vorgaben in Bezug auf die Größe und Gestaltung von Informations- und Werbemitteln festgelegt, die inkl. Logos auf den entsprechenden Fonds-Webseiten zum Download bereitgestellt sind. Auf die fondsbezogenen Webseiten wird in der Förderdatenbank dieses Förderkompasses bei den jeweiligen Fördermaßnahmen verwiesen. Die Einhaltung der Publizitätsvorschriften wird innerhalb des Zuwendungsverfahrens vom Zuwendungsgeber kontrolliert.

Genehmigung und Zuwendungsbescheid

Zuwendungen werden stets zweckbezogen gewährt. Eine entsprechend zweckkonforme Mittelverwendung ist der bewilligenden Stelle daher für alle Zuwendungen nachzuweisen.

Wenn Fristen für die Einreichung von Förderanträgen bzw. von einzelnen Unterlagen existieren, sind diese in den Förderrichtlinien oder auch in relevanten ergänzenden Informationsblättern benannt. Das Einhalten vorgegebener Fristen ist absolut notwendig, um die Möglichkeit einer Förderung aufrechtzuerhalten. Im Falle der Antragsförderung ist eine Einreichung von Anträgen allerdings in der Regel ganzjährig möglich. Der Gültigkeitszeitraum der Förderrichtlinie und damit die Möglichkeit, Förderanträge zu stellen kann der Förderrichtlinie bzw. den Förderinformationen entnommen werden (Übersicht: "Aufbau von Förderrichtlinien", Abschnitt 8 in der Förderrichtlinie).

Eine grundlegende Voraussetzung ist es, die vorgegebenen Formulare für den Antrag zu nutzen und auch vollständig auszufüllen. Dies mag trivial erscheinen, ist aber entscheidend. Hierdurch wird es den bewilligenden Stellen ermöglicht, die Förderanträge mit vertretbarem Aufwand zu prüfen und zu bewerten.

Ist die Antragsprüfung durch die bewilligende Behörde abgeschlossen und die Behörde entscheidet, den Förderantrag zu bewilligen, erhalten Sie die Bestätigung der Förderung in einem Zuwendungsbescheid. Der Zuwendungsbescheid ist der offizielle Startschuss für die Realisierung eines mit EU-Mitteln geförderten Projektes. Gemäß Bundeshaushaltsordnung und entsprechendem Landesrecht darf mit der Durchführung zu fördernder Projekte nicht begonnen werden, bevor ein Förderantrag bewilligt ist. Ansonsten verliert der Antragstellende den Anspruch auf die Förderung. Die Erlaubnis zu einem vorzeitigen Maßnahmenbeginn kann von der verantwortlichen mittelgewährenden Stelle erteilt werden, sofern der Antragstellende die Notwendigkeit eines vorzeitigen Maßnahmenbeginns hinreichend begründen kann.

Mit dem Zuwendungsbescheid erhält der Zuwendungsempfänger die Zusage über die Gesamtsumme der EU-Mittel, mit denen das Förderprojekt finanziell unterstützt wird. Diese Gesamtsumme stellt die maximale Summe an Fördermitteln dar, die dem Zuwendungsempfänger für das Projekt gewährt werden können. Darüber hinausgehend erhält der Zuwendungsempfänger weitere Informationen über den Ablauf der Förderung sowie weitergehende Ausführungen in Bezug auf Verpflichtungen als Fördermittelempfänger. Diese Informationen sind in sogenannten „Allgemeinen Nebenbestimmungen für Zuwendungen (ANBest)“ festgehalten, die auch im Internet veröffentlicht sind. Für verschiedene Arten von Zuwendungen (z. B. Projektförderung, Projektförderung an kommunale Gebietskörperschaften, Gemeinden, usw.) existieren unterschiedliche Nebenbestimmungen. In den Nebenbestimmungen sind insbesondere Informationen über die Form und Fristen der Verwendungsnachweise festgelegt. Möglich sind sowohl Zwischen- als auch Endverwendungsnachweise. Außerdem erhält der Zuwendungsempfänger von der bewilligenden Behörde mit dem Zuwendungsbescheid noch weitere relevante Hinweise in Bezug auf die Projektdurchführung und -abwicklung. Dazu gehören Hinweise in Bezug auf die Mittelverwendung, die Zahlungsmodalitäten und Mitteilungspflichten des Zuwendungsempfängers, sowie Termine und Vorschriften bezüglich der Art und Weise des Nachweises, der Prüfung der Mittelverwendung und möglicher Erstattungsverpflichtungen.

Verwendungsnachweis

Wie unter dem Menüpunkt "Finanzierungsbedingungen und -möglichkeiten" beschrieben, sind die Zuwendungen absolut zweckgebunden. Sie dürfen ausschließlich für das zu fördernde Projekt verausgabt werden. Dennoch ist es insbesondere im Fall aufwändigerer Förderprojekte, die eine komplexe Projektstruktur und vielfältige Kostenpositionen aufweisen, in der Praxis häufig so, dass sich während der Projektdurchführung Verschiebungen im Kostenplan ergeben. Die meisten Fördermittelgeber erlauben daher Mittelumwidmungen im Projektverlauf in einem bestimmten Ausmaß. Welche Möglichkeiten und Regeln dafür gelten, sollten Sie im Einzelfall recherchieren bzw. mit dem zuständigen Zuwendungsgeber abklären. In diesem Zusammenhang ist es wichtig und zeigt die Umsichtigkeit des Projektträgers, sich bereits im Vorfeld einer Förderung über die Möglichkeiten für Umwidmungen sowie die Rahmenbedingungen für einen ordnungsgemäßen Ablauf einer Umwidmung zu informieren.

Die Möglichkeiten, Mittel im Projektverlauf zwischen verschiedenen Kostenpositionen umzuschichten, sind nicht abschließend geregelt. Wichtig für alle im Projektverlauf auftretenden Änderungen gegenüber der Planung im Förderantrag: Melden Sie diese dem Fördermittelgeber und stimmen Sie mit ihm ab, unter welchen Rahmenbedingungen (z. B. mit welchen Belegen) entsprechende Umwidmungen realisiert werden können.

Wie in den Ausführungen zum Zuwendungsbescheid bereits beschrieben, erhalten Sie mit den relevanten Verwaltungsvorschriften und Nebenbedingungen die für Sie relevanten Informationen bezüglich Ihrer Verpflichtungen zum Nachweis der Mittelverwendung und zum Monitoring. Der EU-Kommunal-Kompass verzichtet daher an dieser Stelle auf eine ausführlichere Auseinandersetzung mit der Thematik.